Viime syksynä aloitettu selvitysprosessi kehitysyhteistyötä tekevien järjestöjen toiminnantarkastuksista on nyt saatu päätökseen ja tulokset julkaistu. Selvityksen tulokset ovat herättäneet kiitettävää kiinnostusta niin järjestöissä, ulkoministeriössä kuin KPMG:ssäkin.
Selvityksen liitteenä olevat toimenpide-ehdotukset tarjoavat joitakin askeleita yhteistyön parantamiseen. Nostamalla esiin tarkastusten risut ja ruusut halutaan tarkastuksia kehittää järjestöjen työtä tukeviksi.
***
Järjestöille tehtävät toiminnantarkastukset ovat ulkoministeriön keino valvoa jakamiensa avustusten käyttöä. Valvonta on lakisääteistä: viranomaisen on tiedettävä, mitä sen jakamilla verovaroilla tehdään. Tarkastusten toimeksiantaja on ministeriön sisäisen tarkastuksen yksikkö ja ne toteuttaa käytännössä tilintarkastusyhtiö KPMG.
Tarkastuksilla arvioidaan järjestöjen keskeisiä toimintoja – taloushallintoa, raportointia, prosesseja, sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa – mutta myös ulkoministeriön kansalaisjärjestöyksikön virkamiesten valvontavastuuta suhteessa järjestöihin.
Ulkoministeriön kumppanuusjärjestöjä tarkastetaan erityisen taajaan, eli viiden vuoden välein, sillä niiden kautta kulkee suurin osa järjestöjen kautta kanavoitavasta kehitysyhteistyörahasta. Myös muut järjestöt saavat osansa tarkastuksista, esimerkiksi Kepa tarkastettiin viimeksi vuonna 2012.
Mikä tahansa ulkoministeriöltä tukea saava järjestö voi joutua tarkastettavaksi ja ideaalitilanteessa kaikki järjestöt siihen vuorollaan osuisivatkin. Tarkastusten kohdentumisesta päätetään ulkoministeriössä.
Suurimmassa osassa toiminnantarkastuksia taustalla ei ole epäselvyyksiä tai väärinkäytösepäilyjä, vaan järjestöt valikoituvat tavallisen rotaation lisäksi esimerkiksi temaattisesti tai maantieteellisesti tarkastuksen kohteiksi.
***
Tarkastuksista on vuosien saatossa kuulunut ristiriitaisia kokemuksia. Erilaisten osapuolten ja maailmojen kohtaamiset eivät ole aina sujuneet kitkatta, eivätkä tarkastusten keinot ja motiivit ole aina tuntuneet selkeiltä ja yhdenmukaisilta.
Järjestöt ovat kertoneet hyvin lyhyistä varoitusajoista ja raportteihin jääneistä asiavirheistä, ihmetelleet, miksi ne eivät saa nähtäväkseen tarkastuksen toimeksiantoa sekä pohtineet, onko tarkastusten kustannukset sekä järjestöille että ministeriölle aina oikeutettuja suhteessa tarkastettavan toiminnan laajuuteen. Ulkoministeriön sisäisen tarkastuksen yksikölle ja KPMG:lle tämä kriittinen palaute ei ole kuitenkaan kantautunut.
Hieman karrikoiden: yhden osapuolen lähtökohtana on lakisääteinen velvollisuus, toisen taas mahdollisimman ripeä ja tehokas prosessi ja kolmannen puolestaan kehitysyhteistyöhankkeen mielekäs toteuttaminen. Kun kaikki toimijat puhuvat lisäksi hieman eri kieltä, ei ole ihme jos kitkaa syntyy.
Toisaalta viimeisen vuoden aikana mediassa taajaan uutisoidut tarkastustapaukset osoittavat, että tarkastuksissa on kysymys vallankäytöstä, jonka käytäntöihin on tarpeen kiinnittää huomiota myös mikrotasolla.
Käytännön tasolla syntyy myös järjestön suhde viranomaisiin ja taloushallinnon asiantuntijoihin. Jos tässä suhteessa on säröjä ja yhteistyötä vaivaa kitka, ei itse kehitysyhteistyökään välttämättä toimi niin jouhevasti kuin voisi.
***
Kepan tekemässä kyselyssä järjestöt kertoivat monensuuntaisista tarkastuskokemuksistaan.
Parhaimmillaan tarkastusprosessi tuntui järjestöistä konkreettisia parannusehdotuksia ja kehittämistyökaluja tarjonneelta oppimisprosessilta.
Monet verkkokyselymme vastaajat olivat saaneet tarkastajilta arvokasta asiantuntija-apua hallinnon kehittämiseen ja enemmistö vastanneista koki tarkastusprosessin parantaneen heidän ja ulkoministeriön välistä suhdetta. Tarkastuksista tulleita suosituksia oltiinkin ryhdytty toimeenpanemaan jokaisessa vastaajajärjestössä.
Kuitenkin kehittämisen paikkoja tarkastuksissa näyttää riittävän. Erityisesti esiin nousivat tarve lisätä tarkastusprosessin läpinäkyvyyttä, suhteuttaa järjestöiltä vaadittuja toimenpiteitä niiden toiminnan kokoon ja toimintaympäristöön, löytää oikeudenmukaiselta tuntuvia ratkaisukeinoja tarkastusten esiin nostamissa ristiriitatapauksissa sekä välttää asenteellisuutta ja tarkastuksen piiriin kuulumattoman toiminnan arvottamista.
Ei esimerkiksi ole ihan ok, että vapaaehtoisvoimin pyörivä järjestö joutuu käyttämään kuukausi tolkulla monien ihmisten työaikaa tarkastuksen vaatimusten hoitamiseksi, tai että tarkastajat arvottavat selkeästi heidän toimialaansa ja kompetenssiinsa kuulumattomia asioita järjestön toiminnassa.
Tarkastusten on tuettava järjestöjen toimintaa – siis verovarojen käytön tehokkuutta – ja mentävä sen kehittämisen ehdoilla.
***
Järjestöjä haluamme rohkaista antamaan palautetta tarkastuksista suoraan ulkoministeriön sisäisen tarkastuksen yksikölle ja KPMG:lle, jotta ongelmakohtiin voidaan jatkossa helpommin puuttua.
Kepassa puolestaan jatkamme keskustelua selvityksen toimenpide-ehdotuksista ja seuraamme niiden toimeenpanoa. Mieluusti kuulemme jatkossakin järjestöjen tarkastuskokemuksista ja tarjoamme neuvontaa tarkastuksen osuessa kohdalle.
Kirjoittaja työskentelee Kepassa järjestöavustajana.