KE0-30:tä edustivat Matti Lahtinen, Inka Lilja ja Ulla Hiitiö. He esittelivät sähköistä asiointia yleisesti, minkä jälkeen käytiin läpi lomakkeen kysymyksiä ja harjoiteltiin sen täyttöä käytännössä.
Järjestöillä riitti kysyttävää. Alkukankeudesta huolimatta lomakkeella on kuitenkin monia etuja verrattuna entiseen. Järjestöjen oikeusturvaa parantaa se, ettei ministeriö enää joudu uudelleen kirjoittamaan ja samalla tulkitsemaan järjestöjen lähettämää tietoa. Nyt toimitetut tiedot tallentuvat sellaisenaan.
Positiivisena pidettiin myös sitä, että lomakkeen voi välillä tallentaa ja sitä voi lähettää kommentoitavaksi ja muokattavaksi niin järjestön sisällä kuin kumppanille. Lopullinen versio lähetetään ministeriöön KATSO-tunnisteiden avulla, jotka kaikkien tukea hakevien järjestöjen tulee hankkia etukäteen.
***
Hakujärjestelmä toimii jo täydellä teholla. UM julkaisi sähköisten lomakkeiden lopulliset, ladattavat versiot toukokuun alussa. Järjestöjen kannattaakin nyt tarkastaa, että käytössä on varmasti lomakkeiden uusimmat versiot, jotka voi ladata UM:n verkkosivulta. Jos hakemusta on alkanut täyttää väliaikaiseen versioon, tulee tiedot siirtää uusiin lomakkeisiin ja poistaa vanhat.
UM korosti, ettei lomakkeita enää tässä vaiheessa muutella. Käynnissä oleva hakukierros suoritetaan nykyisillä lomakkeilla, joita voidaan myöhemmin kehittää järjestöjen kommenttien perusteella.
Jos lomakkeeseen pitää tehdä muutoksia lähettämisen jälkeen, on mahdollista lähettää ennen hakuajan umpeutumista uusi versio ministeriöön. Tällaisissa tapauksissa kannattaa ensin olla yhteydessä vastuuvirkamieheen tai sähköpostitse: keo-30@formin.fi.
Tilaisuudessa saatiin valaistusta moneen asiaan. Moni ei esimerkiksi tiennyt, että lomakkeeseen voi liittää rajattomasti liitetiedostoja. Osassa lomakkeen laatikoista tilaa on rajoitettu. Näissä kohdin on mahdollista kirjoittaa laajemmin asiasta erilliseen tiedostoon, liittää se lomakkeeseen ja viitata liitteeseen kyseisessä lomakkeen kohdassa.
Myös kielikysymys herätti keskustelua. Ministeriön mukaan hankeasiakirja voi olla muulla kielellä kuin suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, mutta tällöin mukana on oltava riittävän kattava tiivistelmä hankeasiakirjasta jollakin näistä kolmesta kielestä.
Uuden lomakkeen tavoitteissa ja tuotoksissa pyritään hyvin konkreettiselle tasolle, esimerkiksi hankkeen välittömiä tavoitteita voi listata jopa kymmenen. Kepan koulutuksissa on neuvottu, että hankkeella olisi vain yksi välitön tavoite. Ministeriöstäkin kommentoitiin, ettei tavoitteita kannata ainakaan kymmentä lisätä, sillä se tekisi hankkeen toteuttamisen vaikeaksi.
***
Muuttuneesta budjettilomakkeesta puhuttiin pitkään. Ennen budjettiluokkia oli kuusi, nyt neljä. Yksi niistä on toimintokohtaiset kustannukset, johon voi lisätä rivejä.
Kysymyksiä kirposi myös lomakkeen toiminto-termistä. Kokoava termi voi sisältää pienempiä aktiviteetteja. Toiminto voi olla esimerkiksi opettajien koulutus. Se voi koostua monista eri kursseista, joita kaikkia ei tarvitse erikseen merkitä.
Budjettiin liittyen puhuttiin myös siitä, kuinka asiantuntijan tai työntekijän palkkataso täytyy perustella esimerkiksi viittaamalla johonkin yleisempään palkkatasoon.
Muutoksia on myös Suomen hallintokulujen ilmoittamisessa. Hallintokulujen enimmäismäärä on kymmenen prosenttia hankkeen budjetista, mutta jos järjestö ei halua eritellä näitä kuluja, tässä yhteydessä voi käyttää seitsemän prosentin flat rate -lukua.
Tilaisuudessa selvisi myös, että hanketuen käsikirjan liitteenä oleva hankeasiakirjan sisällysluettelo on viitteellinen, yhden suunnittelulogiikan mukaan rakennettu malli, jota ei tarvitse orjallisesti noudattaa. Sisällysluettelossa mainittavat tiedot tulee kuitenkin löytyä hankeasiakirjasta.
Hyödyllinen tieto on myös, että jatkohankelomakkeesssa tarvittavan interventiokoodin saa KEO-30:n vastuuvirkamieheltä tai sähköpostiosoitteesta keo-30@formin.fi. Ylipäänsä kaikissa kysymyksissä kannattaa hyödyntää näitä kahta kanavaa.
Lisätietoja
Sähköinen asiointipalvelu järjestöille ulkoministeriön sivuilla
Valtionavustukset kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhön – haku 2013 ulkoministeriön sivuilla. Sivuilta löytyy myös opas Sähköinen asionti – eService for Dummies.
Sähköiseen asiointiin liittyviin kysymyksiin vastataan kansalaisjärjestöyksikössä puhelimitse tiistaisin klo 14-16, puh. 040 5420621.