Sähköinen raportointi kiukuttaa järjestöjä

Vielä joulukuussa monille järjestöille vakuutettiin, että vanhat lomakkeet käyvät edelleen tänä keväänä. Uusia lomakkeita ei ole kuitenkaan saatavilla ennen maaliskuuta. Raportointiin on annettu aikaa huhtikuun loppuun asti, kuten ennenkin.Paperisia raportteja otetaan vastaan vain poikkeustapauksissa. Poikkeusluvan saaminen tuntuu olevan hyvin vaikeaa, käytännössä se on mahdollista vain hankkeen ja yhteistyön kokonaan loppuessa.Muutos on aikaansaanut kiukkua monissa järjestöissä. Erityisen kipakkaa palautetta on saanut osakseen ministeriön poukkoileva kanta, tiukka aikataulu sekä tiedotuksen puute. Moni muistaa aiemman ohjeen, että paperilomakkeella haettu tuki raportoidaan myös paperilla.Etenkin vapaaehtoispohjalta toimivat järjestöt ovat kokeneet uuteen järjestelyyn siirtymisen tällä aikataululla raskaana. Monet haluaisivat tehdä laadukasta raportointia yhdessä paikallisen kumppaninsa kanssa hyvissä ajoin. Tähän ei ministeriön pikainen ohjeistuksen muutos nyt oikein kannusta.***Ulkoministeriö siirtyi sähköiseen asiointiin keväällä 2012, ensimmäiseksi kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyön hanketuen hakemusten osalta. Tavoite on hyvä: hakemusten ja raporttien käsittely helpottuu ja nopeutuu ministeriön päässä, mutta myös järjestöjen kannalta sähköinen asiointi voi olla helpompaa ja oikeusturvankin kannalta varmempaa kuin papereiden lähettely.Pakkopullan sijaan toivoisin porkkanaa sähköiseen asiointiin siirryttäessä. Voisiko sähköisen raportin lähettää vaikka hieman myöhemmin kuin paperiversion tänä keväänä?Tai voisiko ministeriö luvata käsitellä sähköisesti toimitetut raportit nopeammin kuin paperiset? Voisiko vapaaehtoisvoimin toimiva järjestö saada asiantuntevaa neuvontaa sähköiseen raportointiin myös iltaisin ja viikonloppuisin?Kokemus on osoittanut, ettei sähköinen systeemikään ongelmaton ole. Onneksi sitä voi kuitenkin kehittää, mutta kamalalla kiireellä ei synny kuin sotkua.***Tietoa on onneksi tarjolla myöhemmin keväällä:Kepassa järjestetään kaksi lyhyttä ilmaista koulutustilaisuutta sähköisestä raportoinnista yhdessä ulkoministeriön kanssa. Ensimmäinen 12.3. pidettävä tilaisuus on jo täynnä, mutta toisessa, samanlaisessa koulutuksessa 25.3. on vielä tilaa.Lopuksi suuri kiitos kaikille niille järjestöille, jotka ovat jo lähettäneet tähän liittyviä kommentteja Kepaan. Teitä on kuultu, ja olemme pyytäneet ministeriötä harkitsemaan uudelleen sähköisen raportoinnin pakkoa tänä keväänä. Poikkeuslupaa paperiseen raportointiin voi pyytää vastuuvirkamieheltään UM:n kansalaisjärjestöyksikössä.